归档文件的整理

归档文件的整理

 

第一节  归档文件的整理原则与基本概念

 

归档文件的整理原则是:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

广义上的归档文件是一个泛指性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料，《归档文件整理规则》对这一概念的定义是：“立档单位在其职能活动中形成的办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。

归档文件整理是与传统的“立卷”相对应提出的一个概念。即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

 

第二节  文件归档整理的组织工作

 

归档文件整理工作是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，它关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用，直接影响档案的质量和档案工作的开展，因此对归档文件整理必须进行周密地组织和有效地监督，以确保这项工作能高质高效地完成。

文件归档整理的组织工作包括：确定整理环节，重视归档文件的平时积累，建立相关制度，加强整理工作的指导、监督、检查。

一、 确定整理环节

确定整理环节也就是确定由哪一级机构，由哪些人员来完成文件归档整理工作。一般有3种组织形式：

1、集中式：也就是将归档文件整理工作集中在综合部门或档案部门统一进行。这种形式一般适用于小机关和基层单位。

2、分散式：

也就是整理工作分散在形成归档文件的各部门进行。这种形式一般适用于大中型机关单位。

3、集中与分散结合式：

是将整理工作一部分集中在综合部门或档案部门，一部分由业务部门分散整理。此种形式一般适用于中型机关和单位。

二、 重视归档文件的平时积累

1、严格收发文登记。通过登记，对来往行文、内部文件、会议文件等做到登记建帐，确保文件的齐全完整。

2、及时收集。只要是办理完毕、属归档范围的文件材料，应做到办完一件收集一件，或者按月或季根据收发文登记定期清理。

3、严格检查。检查收集的文件是否是办理完毕的，文件材料是否齐全完整，文件材料是否符合归档要求等等。

4、随办随归。也就是对收集来的经过检查的零散文件进行装订、盖章、整理等，使之系统化，便于日常查阅，为最终整理归档打好基础。

5、妥善管理。是要指定专人、配置装具，对办理完毕经过整理的归档文件材料分类标识、安全保管。

三、 建立相关制度

为了使归档文件整理工作能顺利开展，并保证其工作质量，各机关必须由机关档案部门结合本单位实际需要建立健全相关的规章制度，并将其纳入有关部门和人员的岗位责任中监督实施。这些制度包括《文件材料整理归档制度》、《文件材料归档范围和保管期限表》等十项制度。

四、 加强整理工作的指导、监督与检查。

机关档案部门在做好保管利用工作的同时，必须认真履行对归档文件材料整理工作的指导、监督和检查的职责。首先要时刻做好宣传，加深人们的认识；其次要深入实际，具体指导，发现问题，及时纠正；最后要认真细致，严把质量检查关。

 

第三节  归档文件价值的鉴定

 

归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个阶段。第一个阶段是对文件价值进行初步判定，看该文件是否有保存价值，确定其是否属于归档范围。第二个阶段是对列入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的“生存期”，提出应保存的年限。

一、 档案鉴定工作的原则和标准

用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，准确划分档案的保管期限，这是档案鉴定工作的原则。

按照职能标准、来源标准、内容标准、形式特征标准来认识和评价档案的价值，可以提高档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性，保证鉴定工作的质量。

二、 归档和不归档的范围

归档范围就是归档文件整理的范围。为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，国家档案局于1987年12月4日具体规定了《机关文件材料归档和不归档范围》（见《归档文件整理工作指南》）

三、档案的保管期限

按照1987年国 家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。专业档案保管期限另行规定。

 

第四节  归档文件的整理单位与装订

 

    一、归档文件的整理单位

    立卷改革取消了案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理，从而达到简化概念，简化操作的目的。

“件”即归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件的正本与底稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。

二、文件的修整

文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

三、文件的装订

归档文件材料修整完毕，对它们进行排序后，要使用符合档案保管要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时也可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的应将左、下侧对齐。

装订方式可采取传统的线装，也可采用不锈钢订书钉、浆糊、胶水粘贴等等。

 

第五节  归档文件的分类和排列

 

一、归档文件的分类

归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等。

分类方法也称“分类标准”、“分类特征”或“分类原则”。《归档文件整理规则》中选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。在机关档案室的实际工作中一般是将几种分类方法结合，组成多种复式分类法。如：年度-机构-保管期限分类法，年度-问题-保管期限分类法，年度-保管期限分类法等。

分类方案就是在确定分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。分类方案是机关档案室工作的基础，是档案室规范化管理的起点，任何一个档案室都必须具备切合实际的分类方案，并且保持其相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。

按年度-保管期限分类法，分类方案为：

2000年：永久、长期、短期

2001年：永久、长期、短期

二、归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

对归档文件的排列，要遵循“事由原则”。即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等等。

事由的界定有较大的灵活性。事由的具体划分尺度，由整理者根据办理时间的长短、形成文件的数量以及文书处理程序的不同等，本着便于整理和利用的原则自行掌握。

归档文件的排列方法，在坚持“事由原则”的前提下，可以有较大的随意性，具体规定是：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。”

排列的实际操作是：先按事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。也可按文件的重要程度排列。

不同事由间的归档文件按不同事由形成时间的先后、事由的重要程度以及按责任者、问题等排列。

 

第六节  归档文件的编号

 

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

编号的目的之一是固定归档文件在全宗中的位置。“编号”是包括全宗号、年度、保管期限、机构或问题、件号等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称编号项目。

编号项目可分为必备项目和选择项目。

必备项目包括全宗号、年度、保管期限和件号等。

全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

    年度指归档文件的形成年度。

    保管期限是指机关文书、业务或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限，分永久、长期、短期3种。

     件号即归档文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。

页数是指一份文件的总页数。

盒号指档案盒的排列顺序号。

选择项目主要指机构或问题等。

归档章的项目设置与编号项目相同。需要注意的是：

1、填写归档章项目的字迹材料要符合档案保护要求，采用耐久性字迹材料。

2、加盖归档章及填写相关项目的时间一般须在归档文件编号后。

4、归档章一般加盖在归档文件首页上方空白处。

 

第七节  归档文件的编目

 

   编目是指编制归档文件目录。

   归档文件目录的项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。

件号是指室编件号。

责任者是指制发文件的组织或个人。

文号即发文的字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。

题名即文件标题，由责任者、问题、文种三个部分组成。

日期即文件的形成时间。

页数指一份文件的总页数。

备注主要用于填写归档文件需要补充和说明的情况。

  填写归档文件目录时应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档文件目录应单独装订成册，并编制封面。

 

第八节  归档文件的装盒

 

需要注意的几个问题：

1、归档文件要按件号的先后顺序装入档案盒；

2、归档文件目录、备考表、档案盒封面及盒脊项目要填写清楚、规范，字迹材料要符合要求；

3、同一事由的归档文件尽量在同一盒内；

4、不同年度、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒；

5、档案盒应采用无酸纸制作。